مشاوره

سازمان‌ها مانند یک موجود زنده هستند و در طول عمر خود دوره‌های مختلف حیات را طی می‌کنند و در هر مرحله با مشکلاتی مواجه می‌شوند که بایستی ابتدا به عنوان مهمترین گام مشکلات را شناسایی، آنالیز و مستند کنند. همچنین باید برای تحقق نیازهای کسب و کار و رعایت الزامات ذی‌نفعان، راهکارهای موثری را تعیین کنند. این فرآیند خلاصه‌ای از فرآیند دانش تحلیل کسب‌ و‌ کار در سازمان است.

در بسیاری از سازمان‌ها، اصلاح و بهبود فرایندها به منظور رشد و ارتقاء عملکرد و حرکت در مسیر تعالی دنبال می گردد. اگر چه این برنامه‌ها معمولا با اشتیاق و پتانسیل زیادی آغاز می‌شود ولی اغلب موفق به برآورده انتظارات مدیریت ارشد سازمان نمی‌گردد. این خلاء معمولا حاصل از الگوی بکار گرفته شده توسط مدیران ارشد سازمان است و کمتر به تلاش اجراکنندگان الگو ارتباط دارد. فعالیت‌های زیادی هستند که بر موفقیت برنامه‌های بهبود تاثیر می‌گذارد.

۵ گام اصلی در بهبود فرآیند:

۱- برنامه‌ریزی
یکی از فرآیندهای کسب و کار موجود را با دلایل محکم همچون میزان گلوگاه شناسایی شده در فاز تحلیل فرآیند در فرآیند انتخابی، بررسی امکان ایجاد تغییرات در فرآیند و … برای بهبود انتخاب نموده، محدوده‌ی آن را تعریف نمایید و تیم خود را تشکیل دهید.

    • شناسایی علائم اختلال
    • انتخاب یک فرآیند برای بهبود
    • تعریف محدوده، اهداف و زمان بندی پروژه‌ی بهبود فرآیند های کسب و کار
    • تشکیل تیم بهبود فرآیند های کسب و کار
    • درگیر نمودن تمام افراد تیم

۲- تحلیل
فرآیندی را که به عنوان کاندید برای بهبود انتخاب نموده‌اید را به‌طور دقیق مورد بررسی و واکاوی قرار دهید. در این بخش تمامی اقدامات تحلیلی صورت گرفته مجدد بررسی و در صورت نیاز از دیگر ابزارهای تحلیلی ممکن نیز برای فرآیند بهره‌ گیری شود.

    • بررسی مدل فرآیند برای یافتن گلوگاه ها
    • مصاحبه با ذینفعان (از جمله مشتریان) برای احصاء نظرات آن ‌ها در خصوص فرآیند
    • مطالعه‌ی تطبیقی دیگر سازمان ‌ها در خصوص فرآیند منتخب
    • بررسی نتایج تحلیل های صورت گرفته بر فرآیند و در صورت امکان بهره گیری از دیگر ابزار های تحلیلی

۳- بازطراحی
پس از تعیین گلوگاه های فرآیندی که امکان تغییر و اصلاح در آن ها وجود دارد، تغییراتی که می‌خواهید جهت بهبود، در فرآیند ایجاد نمایید، را مشخص نمایید.

    • آزمودن ایده‌های تیم بهبود
    • در نظر گرفتن پیامدهای طرح بهبود یافته‌ی بالقوه
    • مستند سازی طرح بهبود یافته
    • جمع ‌آوری نظرات ذینفعان و پالایش طرح بهبود یافته
    • ترسیم یک فرآیند بهتر

۴- پیاده‌ سازی
پس از اطمینان از امکان اجرایی و پیاده سازی تغییرات پیشنهادی و مدنظر، تغییرات در فرآیند را عملیاتی نمایید.

    • فهم مشکلات و موانع پیاده ­سازی
    • رونمایی از فرآیند جدید و تصویب و ابلاغ آن جهت عملکرد یکسان در سازمان

۵- بهبود مستمر
به منظور بهبود مستمر فرآیند مورد نظرتان، شما می‌بایست اقدامات زیر را انجام دهید:

    • اندازه گیری عملکرد فرآیند براساس شاخص‌های انتخابی شما.
    • تعیین مشکلات و انجام اقدامات اصلاحی.
    • به‌روزرسانی شاخص‌‌های عملکردی و اهداف آن ‌ها (در صورت نیاز).